BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar
Belakang
Dalam
suatu organisasi tentunya diperlukan komunikasi yang baik antar satu dengan
yang lainnya. Komunikasi merupakan hal yang terpenting dalam menjalankan
organisasi. Dengan komunikasi yang baik maka akan mempengaruhi hubungan antara
sesama anggota yang akan baik pula. Tetapi dalam kenyataannya masalah
komunikasi senantiasa muncul dalam proses pengorganisasian. Komunikasi
mempunyai andil membangun iklim organisasi yang berdampak kepada membangun
budaya organisasi, yaitu nilai dan kepercayaan yang menjadi titik pusat
organisasi. Komunikasi memiliki hubungan yang erat sekali dengan kepemimpinan,
bahkan dapat dikatakan bahwa tiada kepemimpinan tanpa komunikasi. Apalagi
syarat seorang pemimpin selain ia harus berilmu, berwawasan kedepan, ikhlas,
tekun, berani, jujur, sehat jasmani dan rohani, ia juga harus memiliki
kemampuan berkomunikasi.
Proses
Komunikasi yang efektif memungkinkan manejer untuk melaksanakan tugas-tugas
mereka. Informasi harus dikomunikasikan kepada stafnya agar mereka mempunyai
dasar perencanaan, agar rencana-rencana itu dapat dilaksanakan.
Pengorganisasian memerlukan komunikasi dengan bawahan tentang penugasan mereka.
Pengarahan mengharuskan manejer untuk berkomunikasi dengan bawahannya agar
tujuan kelompok dapat tercapai. Jadi
seorang manejer akan dapat melaksanakan fungsi-fungsi manajemen melalui
interaksi dan komunikasi dengan pihak lain.
B. Rumusan
Masalah
Dari pemaparan latar belakang yang telah
dijelaskan, dapat ditemukan banyak permasalahan yang akan dibahas pada
penulisan ini, yaitu:
a)
Apa
definisi dan tujuan komunikasi?
b)
Bagaimana
proses dan unsur-unsur komunikasi dalam organisasi?
c)
Bagaimana
metode-metode komunikasi?
d) Apa itu komunikasi dalam organisasi?
e)
Apa
saja hambatan yang ditemukan ketika berkomunikasi di dalam suatu organisasi?
f) Bagaimana mengatasi
hambatan-hambatan dalam berkomunikasi?
C. Tujuan
Penulisan
Penulisan
ini bertujuan untuk mengetahui arti pentingnya komunikasi dalam organisasi,
pengertian komunikasi, proses komunikasi dalam organisasi, hambatan komunikasi yang
efektif dalam organisasi dan bagaimana mengatasi hambatan komunikasi tersebut.
BAB
II
PEMBAHASAN
A.
Definisi dan Tujuan Komunikasi
Beberapa definisi komunikasi dapat
disebut di bawah ini.
1. Louis
Forsdale (1981), seorang ahli komunikasi dan pendidikan, mengungkapkan “communication is the process by which
system is established, maintained, and altered by menans of shared signals that
operate according to rules”. Komunikasi diartikan sebagai suatu proses
memberikan signal menurut aturan tertentu, sehingga dengan cara ini suatu sistem
dapat didirikan, dipelihara dan diubah.
2. Gatewood and
Taylor (1996) mendefinisikan komunikasi sebagai suatu proses memindahkan
informasi dan pengertian (maksud) dari satu orang kepada orang lain.
Beberapa alasan pentingnya komunikasi:
a. Komunikasi
mendatangkan efektifitas yang lebih besar.
b. Komunikasi
membawa orang-orang untuk terlibat dalam organisasi dan meningkatan motivasi untuk melibatkan
kinerja yang baik, dan meningkatkan komitmen terhadap organisasi.
c. Komunikasi
menghasilkan hubungan dan pengertian yang lebih baik antara bawahan, kolega,
dan orang-orang di dalam organisasi dan di luar organisasi.
d. Komunikasi
menolong orang-orang untuk mengerti perlunya perubahan.
e. Komunikasi
meminimalkan permasalahan-permasalahan di dalam keorganisasian seperti konflik,
stress, demotifasi dan loyalitas.
B. Proses
dan Unsur Komunikasi
Proses komunikasi
terdiri dari tujuh unsur utama, yaitu pengirim informasi, proses penyandian, pesan,
saluran, proses penafsiran, penerima umpan balik. Model komunikasi ini banyak
dipergunakan dalam organisasi untuk menganalisis komunikasi.
Unsur-unsur
Utama Komunikasi:
§ Pengirim.
Pengirim
adalah orang yang memiliki informasi dan kehendak untuk menyampaikannya kepada
orang lain. Pengirim atau komunikator dalam organisasi bisa karyawan bisa
pimpinan.
§ Penyandian.
Penyandian
merupakan proses mengubah informasi ke dalam isyarat-isyarat atau simbol-simbol
tertentu untuk ditransmisikan. Proses penyandian ini dilakukan oleh pengirim.
§ Pesan.
Pesan
adalah informasi yang hendak disampaikan pengirim kepada penerima. Sebagian
besar pesan dalam bentuk kata baik berupa lisan maupun tulisan.
Saluran.
Saluran atau media adalah alat dimana pesan berpindah dari pengirim ke
penerima. Saluran yang paling mendasar dalam komunikasi adalah berhadapan muka
secara langsung.
§ Penerima.
Penerima
adalah orang yang menerima informasi dari pengirim. Penerima melakukan proses
penafsiran atas informasi yang diterima dari pengirim.
§ Penafsiran
(decoding). Penafsiran adalah proses menerjemahkan
(menguraikan sandi-sandi) pesan dari pengirim. Sebagian besar proses decoding
dilakukan dalam bentuk menafsirkan isi pesan oleh penerima.
§ Umpan
balik (feedback). Umpan balik pada dasarnya merupakan
tanggapan penerima atas informasi yang disampaikan pengirim.
§ Gangguan.
Gangguan
adalah setiap faktor yang mengganggu penyampaian atau penerimaan pesan dari
pengirim kepada penerima.
C.
Metode-metode Komunikasi
Komunikasi Melalui
Pertemuan dan Rapat
Terlepas dari apakah pertemuan
itu sifatnya formal atau informal, yang jelas sebuah pertemuan/rapat harus
dapat dilakukan dengan maksud sebagai berikut:
a. Untuk
menyebarkan informasi.
b. Untuk
mengumpulkan informasi.
c. Untuk menjelaskan
keputusan.
d. Untuk
pemecahan masalah.
e. Maksud
konsultasi dan negosiasi terpadu.
Komunikasi
Melalui Surat Edaran
Walaupun cara komunikasi ini
dipandang sederhana dan mudah, namun penggunaan surat edaran juga memiliki
beberapa keuntungan dan kelemahan. Keuntungan penyampaian informasi melalui
surat edaran adalah:
1. Kesalahan
pengertian dapat dihindari apabila isi pesan itu ditulis secara jelas.
2. Pemberi
pesan biasanya tidak memberi peluang untuk berspekulasi.
3. Jangkauannya
luas dan waktu yang dibutuhkan relatif pendek.
4. Mengurangi
peluang untuk mendistorsi pesan dibanding dengan komunikasi yang dilakukan
secara lisan.
Sebaliknya, kelemahan dalam
komunikasi melalui surat edaran adalah:
a.
Walaupun surat itu sampai ke tempat tujuan tepat
pada waktunya, namun seringkali si penerima mengabaikannya terutama jika surat
yang diterima itu terlalu banyak.
b.
Komunikasi ini dengan cara ini tidak memberi peluang
kepada penerima pesan untuk memperhatikan nuansa suara atau bahasa tubuh
dan oleh karena itu, terutama apabila diperlukan untuk membaca arti yang
tersirat diantara baris-baris, pesan mungkin sepenuhnya tidak dimengerti.
c.
Sering ada kecenderungan pada pihak pengirim pesan
bahwa mengirimkan pesan itu sama dengan melakukan tindakan.
d.
Efektifitas pesan sangat tergantung pada keahlian
menulis si pengirim pesan.
Komunikasi
Melalui Telepon
Penggunaan telepon sebagai media
komunikasi memiliki keuntungan dan kelemahan sebagai berikut:
Keuntungan;
1. Tingkat
kecepatannya sangat tinggi.
2. Kemampuan
untuk langsung mendapatkan umpan balik atas setiap pesan.
3. Kemampuan
untuk menyesuaikan diri, karena pokok pembicaraan selain alasan menelpon, juga
dapat dibicarakan.
Kelemahannya:
a. Pembicaraan
telepon tidak benar-benar cocok untuk menyampaikan pesan-pesan yang lebih rumit
dan mungkin, dalam banyak kasus, harus ditegaskan lebih dalam melalui tulisan
b. Biasanya
tidak ada bukti bahwa pembicaraan telah benar-benar dilakukan sehingga membuka
peluang untuk penyelewengan
c. Si penerima
telepon tidak dapat memperhitungkan bahasa tubuh si penelepon.
d. Banyak orang
gelisah atau tidak begitu baik kondisinya pada waktu menggunakan telepon.
Komunikasi Melalui Surat Elektronik
Perkembangan
teknologi informasi dewasa ini semakin mempermudah orang untuk melakukan
komunikasi. Seperti penggunaan e-mail atau teknologi seperti mesin fax da
internete memungkinkan pesan disampaikan lebih cepat, murah dan informasi yang disampaikan
lebih jelas. Hanya saja kendalanya adalah tidak semua orang dapat
mengoperasikan alat-alat seperti itu.
Komunikasi Melalui Papan Pengumuman
Papan
pengumuman berguna untuk komunikasi umum, yang memerlukan perhatian yang lebih
rendah, seperti memberitahukan kepada pegawai-pegawai tentang kegiatan-kegiatan
tertentu. Papan pegumuman tidak harus diandalkan untuk mengkomunikasikan
informasi penting karena papan pengumuman biasanya diabaikan oleh banyak orang.
Papan pengumuman hanya akan dibaca kalau informasinya selalu baru dan menarik
bagi para pegawai yang bersangkutan.
D.
Komunikasi
Keorganisasian
Komunikasi memegang peranan yang
sangat penting mengintegrasikan dan mengkoordinasikan semua bagian dan
aktivitas di dalam organisasi. Aliran komunikasi dalam organisasi merupakan
pedoman kemana seseorang dapat berkomunikasi dalam organisasi. Aliran
komunikasi formal dalam organisasi dapat dibedakan menjadi empat, yaitu dari
atas ke bawah, dari bawah ke atas, horisontal dan diagonal.
1. Komunikasi
dari atas ke bawah (downward communication). Komunikasi dari atas ke bawah merupakan aliran komunikasi
dari tingkat atas ke tingkat bawah melalui hirarki organisasi. Bentuk dari
aliran komunikasi ini misalnya prosedur organisasi, instruksi tentang bagaimana
melakukan tugas, umpan balik terhadap bawahan dan sebagainya.
2. Komunikasi
dari bawah ke atas.
Komunikasi dari bawah ke atas dirancang untuk menyediakan umpan balik tentang
seberapa baik organisasi telah berfungsi. Bawahan diharapkan memberikan
informasi tentang prestasinya dan praktek serta kebijakan organisasi.
3. Komunikasi
horisontal.
Komunikasi horisontal merupakan aliran komunikasi kepada orang-orang yang
memiliki hirarki yang sama dalam suatu organisasi.
4. Komunikasi
diagonal.
Komunikasi diagonal merupakan aliran komunikasi dari orang-orang uang memiliki
hirarki yang berbeda dan tidak memiliki hubungan wewenang secara langsung.
E.
Hambatan-hambatan
Terhadap Komunikasi yang Efektif
Oleh karena kompleksnya proses komunikasi,
permasalahan dapat muncul pada tingkat individu, kelompok maupun organisasi.
Beberapa hambatan utama dalam komunikasi yang efektif yaitu:
1. Hambatan Teknis
Keterbatasan
fasilitas dan peralatan komunikasi dapat menjadi pemicu terhambatnya
komunikasi. Menurut Cruden dan Sherman dalam bukunya Personel Management, 1976,
jenis hambatan teknis dari komunikasi:
1.
Tidak adanya rencana atau prosedur kerja yang jelas.
2.
Kurangnya informasi atau penjelasan.
3.
Kurangnya keterampilan membaca.
4.
Pemilihan media (saluran) yang kurang tepat.
2.
Hambatan Semantik
Gangguan semantik menjadi hambatan dalam
proses penyampaian pengertian atau ide secara efektif. Definisi semantik
sebagai studi atas pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa. Kata-kata membantu
proses pertukaran timbal balik dari arti dan pengertian (komunikator dan
komunikan), tetapi seringkali proses penafsirannya keliru. Tidak adanya
hubungan antara Simbol (kata) dan apa yang disimbolkan (arti atau penafsiran),
dapat mengakibatkan kata yang dipakai akan ditafsirkan sangat berbeda dari apa
yang dimaksudkan sebenarnya. Untuk menghindari mis komunikasi semacam ini,
seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat sesuai dengan
karakteristik komunikannya, dan melihat kemungkinan penafsiran terhadap
kata-kata yang dipakainya.
3.
Hambatan Manusiawi
Terjadi karena adanya faktor emosi dan
prasangka pribadi, persepsi, kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau
ketidakmampuan alat-alat panca indera seseorang.
F. Mengatasi
Hambatan-hambatan Komunikasi
Komunikasi yang efektif tergantung
pada kualitas dari proses komunikasi yang baik pada tingkat individu maupun
pada tingkat organisasi. Memperbaiki komunikasi dalam organisasi berkaitan
dengan melakukan proses yang akurat mulai dari proses penyandian, penyampaian
pesan, penguraian dan umpan balik pada tingkat komunikasi antar pribadi, dan
pada tingkat organisasi menciptakan dan memonitor saluran komunikasi yang
tepat. Beberapa cara dapat dilakukan untuk meningkatkan efektivitas komunikasi.
1. Meningkatkan
umpan balik.
Kesalahpahaman dapat dikurangi jika proses umpan balik dilakukan dengan baik.
Mekanisme umpan balik dalam organisasi sama pentingnya dengan komunikasi antar
pribadi.
2. Empati. Empati pada dasarnya merupakan
komunikasi yang dilakukan berorientasi pada penerima. Komunikator harus
menempatkan dirinya sebagai penerima, sehingga proses penyandian, penggunaan
bahasa dan saluran disesuaikan dengan kondisi penerima.
3. Pengulangan. Cara yang efektif untuk
meningkatkan efektivitas komunikasi adalah mengulangi pesan. Pengulangan
membatu pendengar atau penerima untuk menginterpretasikan pesan yang tidak
jelas atau terlalu sulit untuk dipahami ketika pertama kali mendengar.
4. Menggunakan
bahasa yang sederhana.
Bahasa yang kompleks, istilah-istilah teknis dan jargon menyebabkan komunikasi
sulit dipahami oleh pendengar atau penerima. Tidak benar bahwa gagasan yang
bagus dan ilmiah harus disampaikan dalam bahasa yang ilmiah dan teknis.
5. Penentuan
waktu yang efektif. Suatu
permasalahan dalam komunikasi antar pribadi dimana komunikator mulai
menyampaikan pesannya pada saat penerima belum siap untuk mendengarkannya. Cara
yang efektif adalah mengelola waktu untuk komunikasi sehingga pesan yang
disampaikan tersusun dengan baik, ringkas dan mudah dipahami.
6. Mendengarkan
secara efektif. Salah
satu cara meningkatkan komunikasi yang efektif dapat dilakukan dengan
mendengarkan secara efektif. Komunikasi adalah masalah memahami dan dipahami.
7. Mengatur
arus informasi. Untuk
mengatasi hambatan komunikasi karena beban informasi yang berlebihan adalah
dengan mengatur arus informasi. Komunikasi diatur mutunya, jumlahnya dan cara
penyampaiannya. Informasi yang disampaikan harus sistematis, ringkas dan
memiliki bobot tingkat kepentingan yang cukup.
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Korelasi antara
ilmu komunikasi dengan organisasi terletak pada peninjauannya yang terfokus
kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi itu. Ilmu
komunikasi mempertanyakan bentuk komunikasi apa yang berlangsung dalam
organisasi, metode dan teknik apa yang dipergunakan, media apa yang dipakai,
bagaimana prosesnya, faktor-faktor apa yang menjadi penghambat, dan sebagainya.
Komunikasi yang
efektif tergantung pada kualitas dari proses komunikasi yang baik pada tingkat
individu maupun pada tingkat organisasi. Memperbaiki komunikasi dalam
organisasi berkaitan dengan melakukan proses yang akurat mulai dari proses
penyandian, penyampaian pesan, penguraian dan umpan balik pada tingkat
komunikasi antar pribadi, dan pada tingkat organisasi menciptakan dan memonitor
saluran komunikasi yang tepat.
B. Saran
Komunikasi sangat penting dalam
kehidupan sehari-hari, salah satunnya dalam suatu organisasi. Dalam suatu
organisasi, baik karyawan maupun pimpinan perlu mempelajari tentang teori
komunikasi organisasi, agar proses komunikasi berjalan lancar. Oleh karena itu,
dengan adanya makalah ini diharapkan mahasiswa atau pembaca dapat memahami akan
arti pentingnya komunikasi, bagaimana prosesnya, dan bagaimana cara mengatasi
hambatan-hambatan dalam berkomunikasi, agar kedepannya mampu menerapkan ilmu
komunikasi keorganisasian ini dengan baik ketika menghadapi dunia kerja ataupun
lingkungan sekitarnya dalam kehidupan sehari-hari.
DAFTAR PUSTAKA
§ Em Griffin, 2003, A First Look at
Communication Theory, McGrraw-Hill Companies
§ Gitosudarmo, Indriyo dan Sudita,
Nyoman, 2000, Perilaku Keorganisasian, Edisi Pertama, BPFE Yogyakarta
§ Sendjaja, 1994, Teori-Teori
Komunikasi, Universitas Terbuka
§ http://hanyhanhan.blogspot.com/2012/12/komunikasi-dalam-organisasi.html
(Diakses pada hari Kamis, 17 April
2014. Pukul 15.30)
§ http://intermeshow.blogspot.com/2009/08/komunikasi-dalam-organisasi.html (Diakses pada hari Kamis, 17 April
2014. Pukul 16.00)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar